Nextcloud als europäische Alternative zu Microsoft365?

Einleitung

Digitale Souveränität und geringere Abhängigkeit von amerikanischen Cloudanbietern sind momentan ein viel besprochenes Thema in den Medien. Im Fokus der Kritik stehen vor allem Staaten, die sehr häufig eine starke Abhängigkeit von einzelnen, ausländischen Tech-Unternehmen aufweisen und, im schlimmsten Fall, durch den Wegfall der Leistungen dieser Unternehmen handlungsunfähig in der Verwaltung werden. Hinzu kommen erhebliche monatliche Lizenzkosten, die von Herstellern jederzeit einseitig angepasst werden können.

Was für Staaten erstrebenswert ist, muss für private Unternehmen jedoch nicht zwingend gelten. So gibt es durchaus gute Argumente für die Dienste von globalen Riesen in der Tech-Welt, wie Microsoft365.

Eine häufig genannte Alternative ist in diesem Zusammenhang die deutsche Open-Source-Lösung Nextcloud. In diesem Beitrag schauen wir uns genauer an, ob es für europäische KMUs Sinn ergibt, auf Nextcloud statt auf Microsoft365 zu setzen.

Die Vor- und Nachteile von Nextcloud

Eine kurze Gegenüberstellung veranschaulicht bereits die Vor- und Nachteile von Nextcloud.

Pro	Contra
Unabhängigkeit von Microsoft	Hohe Eigenverantwortung
Einfachere Einhaltung der DSGVO	Komplexere Administration
Geringerer Lock-In-Effekt	Weniger Backend-Dienste
Keine monatlichen Lizenzgebühren	Geringere Windows-Integration

Was ist Nextcloud?

Nextcloud ist eine kostenfreie Software, die eine Umgebung für das zentrale Speichern von Daten, wie Dateien, Kalender-, Kontaktdaten, zur Verfügung stellt und die digitale Zusammenarbeit in Office-Programmen ermöglicht. So wird Unternehmen eine Plattform geboten, die ähnliche Eigenschaften wie Microsoft365 aufweist.

Die Nextcloud GmbH mit Sitz in Deutschland entwickelt die Software bereits seit 2016 und entstand als Abspaltung aus ownCloud das bereits seit 2010 entwickelt wird. Dabei setzt Nextcloud auf die AGPLv3-Lizenz (Affero General Public License Version 3). Das ist eine Open-Source-Lizenz, die sicherstellt, dass der Quellcode frei verfügbar bleibt und dass alle Änderungen oder Erweiterungen, die auf Nextcloud aufbauen, ebenfalls unter dieser Lizenz veröffentlicht werden müssen.

Funktionen von Nextcloud und Microsoft365

Der Funktionsumfang von Nextcloud hat sich in den letzten Jahren stark erweitert. 2020 wurde mit der Verbesserung von Nextcloud Talk für Meetings und Collabora Online für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten im Browser der Grundstein für eine echte Microsoft365-Alternative gelegt.

Um den Funktionsumfang besser zu überblicken, folgt eine Übersicht der aus Anwendersicht wichtigsten Dienste von Microsoft365 im Vergleich zu Nextcloud.

Microsoft365	Nextcloud
Office Desktop (Word, Excel PowerPoint, Outlook)	LibreOffice, OpenOffice, OnlyOffice *
Office Online	Collabora Online *
OneDrive	Nextcloud Files
SharePoint	Nextcloud Files / Nextcloud Collectives
Exchange Online	Nextcloud Mail
To-Do	Nextcloud Tasks
OneNote	Nextcloud Notes
Planner	Deck *
Teams	Nextcloud Talk
Lists	Tables *
Forms	Nextcloud Forms
Whiteboard	Nextcloud Whiteboard
Power Automate	Nextcloud Flow, n8n *, Zapier *
Bookings	Nextcloud Appointments

*Drittanbieter Integrationen

Auf den ersten Blick könnte man meinen, dass Nextcloud bereits eine Alternative zu allen Microsoft365 Diensten bietet. Das mag aus Anwendersicht zwar stimmen, doch Microsoft365 ist sehr stark in diversen Backend-Diensten, die Nextcloud allein nicht ersetzen kann. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.

Was spricht dennoch für Microsoft365?

Der Lizenzumfang von Microsoft365 Business Premium umfasst auch Backend-Dienste wie Entra ID zur Nutzerverwaltung, Intune für das Gerätemanagement und Defender für diverse Sicherheitsfunktionen. Dienste, die es bei Nextcloud in dieser Form nicht gibt. Dazu sind ergänzend andere (Open-Source-) Dienste notwendig, um den vollen Funktionsumfang annähernd abzudecken.

Microsoft ist besonders stark in der Integration zwischen Front- und Backend-Diensten, was bei Nextcloud und ergänzenden Installationen schnell komplex und unübersichtlich werden kann. Der Fokus bei der Planung einer Migration sollte daher auf den Backend-Diensten von Microsoft liegen, insbesondere bei der Business-Premium-Lizenz.

Für Microsoft365 Basic und Standard könnte Nextcloud allein bereits eine attraktive Alternative sein, die es sich lohnt, sich anzuschauen.

Neben den fehlenden Backend-Diensten wird häufig auch das Hosting übersehen, das in den Lizenzkosten enthalten ist.

Microsoft kümmert sich bei seinen Online-Diensten auch um Hardware, Hochverfügbarkeit, Wartung und Updates. Das lässt sich mit Nextcloud zwar an deutsche oder europäische Hosting-Anbieter auslagern, ist aber mit Kosten verbunden, die bei Vergleichen häufig nicht berücksichtigt werden.

Auch das Hosten auf eigener Hardware verursacht Anschaffungs- und Wartungskosten, die nicht zu vernachlässigen sind.

Fazit

Nextcloud kann in vielen Unternehmen eine gute Alternative zu Microsoft365 sein. Wer nur Microsoft365 Basic und Standard Lizenzen einsetzt, hat keine großen Hürden zu erwarten und kann auf eine europäische Lösung setzen. Bei Microsoft365 Business Premium hingegen muss genau geprüft werden, welche Backend-Dienste genutzt werden und wie diese ersetzt werden können.

Auch wenn Nextcloud kostenlos genutzt werden kann, ist von einer Kostenersparnis nicht automatisch auszugehen. Hardware oder Hosting sowie das Server-Management müssen einkalkuliert werden; auch die Schulung von Mitarbeitern ist nicht zu vernachlässigen. Allerdings skaliert Nextcloud nicht mit der Anzahl an Nutzern, sondern nach den Anforderungen an die Hardware.

Durch die Open-Source-Plattform und die Möglichkeit, Drittanbieter-Apps zu installieren, kann Nextcloud zudem Funktionen bieten, die Microsoft365 nicht integriert hat.

Zu guter Letzt fördert man mit Nextcloud europäische Unternehmen und Entwickler, was zu einer vielfältigeren digitalen Infrastruktur beiträgt.

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